Urobte si raz a navždy poriadok vo svojej dokumentácii
Tak ako v kuchyni varíte a máte k tomu potrebné pomôcky, zariadenia, ktoré máte umiestnené podľa svojej potreby tak, aby ste ich mali uložené a usporiadané nie len po dizajnovej stránke, ale aj efektívne a účelovo, tak isto je dôležité si usporiadať, uložiť, rozložiť svoje pracovné pomôcky a dokumentáciu vo svojom pracovnom priestore.
Každé pracovisko, ktorému chýba systém v rámci usporiadania dokumentácie a pracovných pomôcok zásadne ovplyvňuje vašu pracovnú efektivitu.
Pre dokonalé a efektívne uloženie a archiváciu dokumentov, ale aj pracovných pomôcok je potrebné si ich v prvom rade roztriediť podľa dôležitosti, ako často ich v rámci svojej pracovnej činnosti potrebujete mať k dispozícii, s tým že toto tzv. základné pravidlo môžete dodržiavať na všetky predmety, pomôcky vo vašom pracovnom priestore.
Vo všeobecnosti platí, že to s čím pracujete pravidelne, by ste mali v rámci svojich priestorových možností mať uložené k sebe čo najbližšie.
Pre základné, efektívne a cenovo dostupné usporiadanie, uloženie a samotnú archiváciu vašej dokumentácie odporúčame použiť krúžkové zakladače, pákové zakladače alebo odkladače.
Samotné usporiadanie, uloženie a archiváciu dokumentácie do zakladačov, odkladačov môžete realizovať triedením podľa farieb, avšak treba zdôrazniť, toto je vhodná alternatíva v prípade, ak uvedenú dokumentáciu využívate iba vy. V prípade, že je potrebné ,aby sa vedeli v dokumentácii orientovať aj iní, odporúčame okrem farebného rozlíšenia označovať zakladače, odkladače pomocou štítkov alebo etikiet tak, aby ich obsah bol stručný a jasný.
Najdôležitejšia časť pákového zakladača je kvalitná páková mechanika. V prípade, ak máte obľúbený materiál, môžete si vybrať kartónové, celoplastové alebo poloplastové pákové zakladače.
Krúžkové zakladače na rozdiel od klasických pákových zakladačov majú mechaniku zachytenia v štyroch bodoch. Výhoda tejto mechaniky spočíva v tom, že dokumenty tak držia lepšie na svojom mieste.
Pri výbere odkladača odporúčame mať vždy na pamäti, aby jeho vstupná časť mala zaoblený výrez ktorého efektivita nespočíva len ako dizajnový doplnok, ale v prvom rade slúži pre jednoduchší vyber uloženej dokumentácie. Každá modelová rada odkladačov disponuje s možnosťou zvislého alebo kolmého stohovania – usporiadania. V prípade, ak sa zmení vaša potreba v rámci stohovania, jednoducho si ho zmeníte podľa vašej aktuálnej potreby.
